Statutes (FR)

Association of Accredited Public Policy Advocates to the European Union (AALEP)

Association des Représentants d'Intérêts Accrédités auprès de l'Union Européenne

Statuts de AALEP 

Titre I: Dénomination, siège, objet, durée

Article 1

1.1. La dénomination de l’association est ‘Association of Accredited Public Policy Advocates to the European Union’ en abrégé AALEP, en français ‘Association des Représentants d'Intérêts Accrédités auprès de l'Union Européenne

1.2. L’association est une association internationale sans but lucratif de droit belge laquelle est régie par les dispositions du titre III de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les fondations et les associations internationales sans but lucratif.

Article 2

Le siège social de l’association est établi à Place des Gueux 5, à 1000 Bruxelles. Le siège social peut être transféré en tout autre lieu en Belgique par simple décision de l’assemblée générale.

Article 3

L’association a pour objet de

(1) promouvoir d’une façon générale la défense et la représentation d’intérêts auprès de l'Union Européenne;

(2) instruire ses membres et le public sur les progrès et perfectionnements au plan des principes et techniques de communication institutionnelle et politique;

(3) développer et encourager des normes élevées de prestations et de conduite de la part des professionnels et autres personnes engagées dans la communication institutionnelle et politique;

(4) fournir l’occasion d’échange d’expériences et d’opinions sur des sujets se rapportant à la communication institutionnelle et politique au travers de discussions, d’études et de publications; 

(5) promouvoir une meilleure communication et sensibilisation parmi ses membres, le public et les Institutions Européennes quant au rôle de ceux qui sont actifs dans la communication institutionnelle avec l’Union Européenne.

Article 4

Pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus, l’association aura, entre autres choses

(1) à offrir un forum pour la mise en oeuvre, l’échange et la diffusion de l’innovation et de bonnes pratiques en matière de communication institutionnelle;

(2) à encourager un haut niveau de réalisation dans les tous les domaines de la communication institutionnelle et à harmoniser les niveaux de qualité des activités de communication institutionnelle de ses membres;

(3) à défendre les intérets des acteurs de la communication institutionnelle auprès des fonctionnaires et parlementaires européens;

(4) à faciliter la communication, la mise en relation et la collaboration avec les institutions et les organisations pouvant apporter leur soutien;

(5) à promouvoir et conduire des recherches dans le champ de la formation en communication institutionnelle et diffuser les résultats de ces recherches;

(6) à rechercher, recueillir et recevoir des fonds, des subventions et autres contributions en biens ou en numéraire et les gérer en exécution des objectifs de l’association.

Article 5

Les objectifs et les activités de l’association sont sans but lucratif.

Article 6

La durée de l’association est illimitée.

Titre II: Des membres

Article 7

Il y a 3 catégories de membres:

a) Les membres effectifs: toute personne physique dûment accréditée auprès des Institutions Européennes .

b) les membres adhérents: toute personne ne remplissant pas les conditions pour être membre effectif tenant à marquer son intéret pour l’association.

c) les membres associés: toute entreprise ou association disposant d’un statut légal et poursuivant des activités en accord avec les objectifs de l’association.

d) Tout membre doit souscrire aux statuts de l’association, au principe du libre examen et s’engage à ne pas nuire à l’association.

Article 8

a) les membres effectifs et adhérents sont agréés par le conseil d’administration de l’association, après paiement de la cotisation annuellement fixée par lui et après vérification des conditions posées par l’article précédent.

b) L’admission des membres associés se fait sur proposition du bureau exécutif. L’examen de la demande est effectué par le conseil d’administration qui apprécie la conformité aux conditions posées dans l’article précédent. L’assemblée générale est informée de ces admissions. En cas de refus d’une candidature par le conseil d’administration, le candidat a droit de recours auprès de l’assemblée générale. Un membre associé peut se prévaloir de la qualité de membre associé de l’association, après paiement de la cotisation annuelle fixée par le conseil d’administration.

c) la cotisation annuelle ne pourra pas dépasser un maximum de mille (1000) euros;

d) la qualité de membre effectif et adhérent est renouvelable annuellement.

Article 9

Seuls les membres effectifs peuvent faire partie du conseil d’administration de l’association; seuls ils bénéficient du droit de vote aux assemblées générales.

Article 10

a) Le conseil d’administration peut exclure de l’association un membre dont la situation n’est plus conforme aux conditions d’admission. Le membre exclu peut faire appel de cette décision devant la plus prochaine assemblée générale. Seule l’assemblée générale peut décréter l’exclusion d’un de ses membres au seul motif que son activité est nuisible aux intérêts de l’association;

b) Par dérogation aux articles 29 et 30, le conseil d’administration doit émettre un vote positif de deux tiers des membres présents pour exclure un membre, en ce compris un vote positif de trois membres du bureau exécutif. Pour ce faire, le nombre de membres présents ne peut être inférieur à deux tiers.

Article 11

a) le membre exclu n’a pas droit au remboursement de sa cotisation. Il pourra néanmoins recouvrir sa qualité de membre durant l’année qui suit celle de son exclusion sous réserve de l’accord des deux tiers du conseil d’administration;

b) le membre exclu bénéficie cependant d’un droit d’appel devant l’assemblée générale.

Article 12

a) le membre démissionnaire n’a pas droit au remboursement de sa cotisation.

b) sa démission doit etre envoyée par lettre recommandée au secrétaire ou au président du conseil d’administration.

Titre III: De l’assemblée générale

Article 13

L’assemblée générale composée des membres effectifs est le pouvoir souverain de l’association; elle nomme et révoque les membres du conseil d’administration, vérifie les comptes; elle seule est compétente pour réviser les statuts et pour dissoudre l’association.

Article 14

Pour pouvoir délibérer valablement, l’assemblée générale doit regrouper au moins la moitié des membres ayant voix délibérative. Toutefois,

a) le cinquième des membres est requis pour l’élection du conseil d’administration;

b) les deux tiers des membres sont requis pour la modification des statuts;

c) les quatre cinquieme des membres sont requis pour la dissolution volontaire de l’association;

d) l’unanimité est requise pour la modification de l’objet social. Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité simple des membres effectifs présents ou représentés et à main levée.

Article 15

Si les deux tiers des membres requis pour la modification des statuts ne sont pas présents ou représentés à la premiere assemblée générale, il peut en être convoquée une seconde qui délibérera valablement, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés, à condition que les modifications éventuelles soient adoptées à la majorité des deux tiers des membres présents et prenant part au vote.

Article 16

La représentation est permise. Tout membre effectif peut donner procuration à un autre membre effectif. Chaque membre effectif ne peut posséder plus de deux procurations.

Article 17

L’Assemblée générale a les pouvoirs suivants:

(1) élire le président de l’association pour un mandat de deux ans, renouvelable deux fois;

(2) élire, révoquer et décharger un bureau;

(3) désigner ou confirmer la désignation du commissaire vérificateur aux comptes tous les deux ans sur proposition du bureau exécutif;

(4) approuver le règlement intérieur;

(5) approuver le budget et les comptes;

(6) fixer le montant de la cotisation des différentes catégories de membres pour l’année civile suivante;

(7) modifier les statuts;

(8) dissoudre l’association.

Article 18

L’assemblée générale se réunit chaque année entre le 15 mars et le 30 avril au siège de l’association ou en tout autre lieu indiqué sur la convocation. La convocation est envoyée par le bureau un mois à l’avance. Aucune décision ne peut être prise sur des points ne figurant pas à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le président ou en son absence le vice-président préside l’assemblée générale.

Article 19

Des réunions extraordinaires de l’assemblée générale peuvent être convoquées soit sur la demande du conseil d’administration, soit sur la demande écrite, envoyée par lettre recommandée au secrétaire ou au président, d’un cinquième au moins des membres effectifs.

Article 20

Les assemblées générales sont convoquées par lettres personnelles et/ou par courrier électronique, par le président et le secrétaire, au moins quinze jours avant la date fixée pour l’assemblée générale. Ces documents fixent les lieu, jour, heure et ordre du jour.

Article 21

Tout membre de l’association peut solliciter, par lettre recommandée envoyée au président ou au secrétaire, au moins trois jours francs avant l’assemblée générale l’inscription de points supplémentaires à l’ordre du jour.

Article 22

Les procès-verbaux des délibérations des assemblées générales sont établis par le secrétaire, signé par lui et par le président, et conservés dans les archives de l’association. Les procès-verbaux sont portés à la connaissance de tous les membres dans le mois qui suit la réunion.

Titre IV: Du conseil d’administration

Article 23

a) Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion des affaires de l’association; tout ce qui n’est pas expressément réservé à l’assemblée générale par la loi ou les présents statuts est de sa compétence;

b) Ses pouvoirs comprennent les actes dit de disposition; c’est ainsi qu’il peut notamment transiger, compromettre, acquérir, aliéner, ou échanger tous biens immeubles ou meubles, contracter tous baux ou locations, accepter tous dons ou legs, effectuer tous placements de fonds, contracter tous emprunts, avec l’affectation ou non de toutes garanties hypothécaires, privilèges, transcriptions, saisies, oppositions ou autres empêchements, exercer toute action judiciaire tant en demandant qu’en défendant, lesdites actions étant suivies au nom de l’association, poursuites et diligence de deux membres du bureau exécutif dont le président.

c) Les actions engageant l’association sont signées par le président et le trésorier , toutefois le conseil d’administration pourra déléguer a l’un de ses membres ses pouvoirs pour tout ce qui concerne la gestion journalière, les quittances et décharges envers l’administration et les sociétés ainsi que la correspondance courante.

Article 24

Le conseil d’administration se compose se compose

a) d’un président. 

b) d’un vice-président.

c) d’un trésorier. 

d) d’un secrétaire général. 

e) du président sortant. 

f) d’un ou de deux autres administrateurs Le conseil d’administration peut créer de nouveaux postes pour répondre aux besoins de l’association.

Article 25

Les membres du conseil d’administration sont élus par l’assemblée générale ordinaire pour une période de deux ans renouvelable une fois. Néanmoins, une assemblée générale extraordinaire, convoquée conformément aux articles 20 et 21, peut être appelée à pourvoir au remplacement d’un administrateur démissionnaire, à révoquer un administrateur ou à l’attribution d’un poste d’administrateur vacant si ce point a été inscrit à l’ordre du jour.

Article 26

Les membres du conseil d’administration ne contractent aucune obligation personnelle relative aux engagements de l’association.

Article 27

Les membres du conseil d’administration sont convoqués aux conseils d’administration par lettre, par fax ou par courrier électronique. La convocation mentionnera la date, l’heure et l’ordre du jour. Le conseil d’administration statue aux conditions fixées par les articles 29 et 30, chacun de ses membres ayant les mêmes droits.

Article 28

Le conseil d’administration délibère valablement si la moitié de ses membres dont trois membres du bureau exécutif sont présents. Le président ou à défaut, un membre du bureau exécutif, préside la réunion du conseil.

Article 29

Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres du conseil d’administration. Toutefois, pour être prises valablement, elles doivent recueillir les voix d’au moins trois membres du bureau exécutif.

Titre V: Du bureau exécutif

Article 30

Le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire général constituent le bureau exécutif de l’association.

Article 31

Le bureau exécutif se réunit au moins trois fois par an.

Article 32

Le quorum pour les réunions du bureau exécutif est de la moitié de ses membres plus un.

Article 33

Le bureau peut co-opter en fonction de leurs compétences, des personnes pouvant apporter une contribution utile, des conseillers ou des observateurs. Les membres cooptés n’ont pas droit de vote.

Article 34

Le bureau exécutif adopte, avant la premiere assemblée générale de l’année, le programme et le budget pour l’année civile et approuve le rapport annuel d’activités de l’année précédente. Il présente à l’assemblée générale:

(1) le rapport annuel d’activités;

(2) le rapport financier de l’année précédente préalablement soumis au commissaire vérificateur;

(3) le programme des activités et le budget pour l’année à venir.

Article 35

Chaque membre du bureau exécutif dispose d’une voix. Les décisions du bureau exécutif se prennent à la majorité des membres présents sous réserve de l’application de l’article 30. Le vote par procuration n’est pas possible. La voix du président est prépondérante en cas de partage des voix.

Article 36

Les décisions du bureau exécutif sont enregistrées dans un registre signé par le Président et accessible par les membres de l’association.

Article 37

Le bureau exécutif peut déléguer une partie de son autorité pour certaines activités ou opérations à un ou plusieurs de ses membres ou sous réserve de l’accord de l’assemblée générale, à une personne qui n’est pas membre de l’association.

Article 38

L’appartenance au bureau exécutif pour ses membres cesse: 

(1) à la fin de leur mandat. 

(2) par démission volontaire. 

(3) par l’absence à trois réunions consécutives. 

(4) par révocation par l’assemblée générale. 

Titre VI: De la modification des statuts, actions en justice, dissolution et liquidation

Article 39

Toute proposition ayant pour objet la modification des statuts doit émaner du bureau exécutif ou d’au moins deux tiers des membres effectifs de l’association. Toute dissolution volontaire de l’association doit émaner du bureau exécutif ou des quatre cinquieme des membres effectifs de l’association. Les modifications de statuts ou la dissolution volontaire de l’association sont effectuées uniquement lors d’une assemblée générale qui aura été convoquée au moins trente jours à l’avance.

Article 40

Lors de l’assemblée générale convoquée pour modifier les statuts ou la dissolution volontaire de l’association, les membres effectifs de l’association peuvent donner procuration à un autre membre effectif. Chaque membre effectif ne peut disposer de plus de deux procurations. Si le quorum n’est pas atteint une autre assemblée générale doit se tenir au moins 24 heures plus tard. Cette seconde assemblée ne nécessite pas de quorum.

Article 41

Les modifications aux statuts n’auront d’effet qu’après approbation par l’autorité compétente conformément à l’article 50 § 3 de la loi et qu’après publication aux Annexes du Moniteur belge conformément à l’article 51§ 3 de ladite loi.

Article 42

Tous les documents engageant l’association sont signés par deux membres du bureau exécutif, dont le président. Les actions en justice, tant en plaignant qu’en défendant sont suivies par le bureau exécutif représenté par son président et le trésorier ou par un membre du bureau exécutif désigné a cet effet.

Article 43

En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désignera un ou plusieurs liquidateurs et en déterminera les pouvoirs selon la loi belge. Les actifs nets seront attribués à une autre association poursuivant des buts similaires.

Article 44

Tous les cas non prévus dans ces statuts y compris les publications dans les annexes du Moniteur Belge doivent être traités selon les dispositions de la loi belge.

Article 45

La version française des statuts fait foi.

Titre VI: Disposition transitoire

Article 46

Les présents statuts entrent en vigueur à la date de leur publication aux annexes du Moniteur Belge.