MODELE DE REGLES D’ETHIQUE POUR ELUS ET AUTRES ADMINISTRATEURS MUNICIPAUX

Les membres du conseil, le personnel de direction de même que les personnes représentant la Ville au sein d'organismes municipaux doivent exercer leurs fonctions et organiser leurs affaires personnelles de façon à préserver et à maintenir la confiance du public dans I'intégrité, l'objectivité et l'impartialité des décisions de la Ville ou des organismes municipaux auxquelles ils sont associés. ll s'agit du principe de base auquel souscrit la Ville et qui sous-tend chacune des règles d'éthique particulières auxquelles elle désire assujettir les membres du conseil, le personnel de direction de même que les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux. Les affaires municipales doivent être conduites de façon intègre, objective et impartiale. Les personnes chargées de l'administration des affaires municipales doivent non seulement agir ainsi mais également adopter un comportement prudent et ouvert de façon à préserver et maintenir la confiance du public dans l'intégrité, l'objectivité et I'impartialité des institutions municipales et des personnes qui les administrent.

Règles

1.Ils doivent éviter de se placer sciemment dans une situation susceptible de mettre en conflit, d’une part leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et d’autre part, les devoirs de leurs fonctions.

La règle voulant que les administrateurs municipaux évitent de se placer en conflit d’intérêts est la règle de base. Une situation où une personne est susceptible de se trouver en conflit d'intérêts est une situation où elle peut être appelée à choisir entre son intérêt et celui de la Ville ou d'un organisme municipal. Ce que la règle prohibe, ce n'est pas seulement le fait de choisir son intérêt plutôt que celui de la Ville ou de I'organisme, mais bien le fait, pour une personne, de se placer dans une situation où elle pourrait être appelée à choisir entre ces deux intérêts. Le conseil a voulu appliquer cette règle non seulement en ce qui concerne l'intérêt des membres du conseil, du personnel de direction ou des personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux mais également en ce qui concerne I'intérêt de leurs proches. ll apparaît en effet tout aussi important pour le conseil d'éviter de placer les administrateurs municipaux dans des situations où ils seront susceptibles de choisir entre l'intérêt de la Ville ou des organismes municipaux et celui de leurs proches. Le principal champ d'application de cette règle se situe lors des nombreuses réunions ou discussions auxquelles les membres du conseil, le personnel de direction de même que les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux sont appelés à participer. lls doivent s'abstenir de participer à une décision ou une action ou de chercher à l'influencer si cette décision ou cette action est susceptible de mettre en conflit leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et l'intérêt de la Ville ou de l'organisme municipal. Lorsqu'ils assistent à une réunion où doit être prise en considération une question dans laquelle eux-mêmes ou leurs proches ont un intérêt, ils doivent divulguer la nature générale de cet intérêt avant le début des délibérations sur cette question, s'abstenir de participer à celles-ci, de les influencer ou de voter sur la question et, si la réunion n'est pas publique quitter la réunion après avoir divulgué leur intérêt ou celui de leurs proches, et ce, pendant toute la durée des délibérations et du vote sur la question.

2. lls doivent s'abstenir de solliciter, d'accepter ou de recevoir de quiconque un avantage pour eux ou pour leurs proches en échange d'une prise de position, d'une intervention ou d'un service.

Cette règle a pour but de garantir que les gestes posés et les décisions prises par les administrateurs municipaux le seront dans le seul intérêt de la Ville ou des organismes municipaux et non en considération ou dans l'expectative d'un avantage. ll est en effet superflu d'insister sur le fait que c'est l'intérêt public qui doit motiver les gestes et les décisions des administrateurs municipaux et non leur intérêt particulier de recevoir un avantage quelconque en contrepartie de leur action. Même si le geste ou la décision n'est pas réellement ou uniquement motivée par la réception ou l'expectative d'un avantage, les administrateurs municipaux doivent s'abstenir de solliciter, d'accepter ou de recevoir de tels avantages. En donnant à l'expression ( avantage > une définition très large, le conseil désire englober dans cette règle d'éthique tous les avantages possibles, quelle qu'en soit la nature. L’effet combiné de cette règle et de celle ayant pour but de prévenir les situations susceptibles de placer l'administrateur municipal en conflit d'intérêts a pour conséquence de lui demander, non seulement d'éviter que les gestes posés et les décisions prises soient motivés par la réception ou l'expectative d'un avantage, mais également d'éviter qu'ils soient considérés comme ayant été ainsi motivés en refusant de recevoir des avantages de quiconque. ll est fort possible que la réception ou I'expectative d'un avantage pour eux ou pour leurs proches n'ait aucune influence sur les gestes ou les décisions des administrateurs municipaux. Cependant, Ies règles d'éthique adoptées par le conseil ont pour but d'éviter qu'ils se placent dans une situation ou de tels avantages seraient susceptibles de les influencer ou de paraître les influencer. Conscient que les administrateurs municipaux oeuvrent dans un contexte dans lequel sont présentes certaines règles de courtoisies de même que certaines coutumes, le conseil considère toutefois qu'ils peuvent accepter, à ce titre, pour eux ou pour leurs proches des avantages pourvu :

- qu'ils soient conformes aux règles de la courtoisie, du protocole, de l'hospitalité ou de l'usage;

- qu'ils ne proviennent pas d'une source anonyme;

- qu'ils ne soient pas constitués d'une somme d'argent, d'une action, d'une obligation, d'un effet de commerce ou d'un titre quelconque de finances ; et

- qu'ils ne soient pas de nature à laisser planer un doute sur leur intégrité, leur indépendance ou leur impartialité ou sur l'intégrité, I'indépendance ou I'impartialité de la Ville ou d'un organisme municipal.

Les administrateurs municipaux doivent conserver à I'esprit que la volonté du conseil municipal est de prohiber la sollicitation, l'acceptation et la réception d'avantage de quelque nature et de quelque provenance que ce soit.

Les exceptions mentionnées précédemment doivent s'interpréter restrictivement en conservant à l'esprit que l'administrateur municipal doit éviter de se placer dans une situation où il serait susceptible d'être placé en situation de conflit d'intérêts.

3.lls doivent s'abstenir de détenir directement ou indirectement, un intérêt dans un contrat avec la Ville ou un organisme municipal.

Cette règle a pour but d'éviter de créer ou de maintenir I'existence de liens contractuels entre la Ville ou un organisme municipal et les membres du conseil, le personnel de direction ou les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux.

C'est toujours dans le but d'éviter que les administrateurs municipaux soient placés dans des situations où ils seraient susceptibles d'être en conflit d'intérêts que cette règle existe. ll est bien évident que les intérêts respectifs des cocontractants ne sont pas toujours identiques ni même conciliables. Un administrateur municipal qui détient directement ou indirectement un intérêt dans un contrat avec la Ville ou un organisme municipal est de facto placé dans une situation où il est susceptible de devoir choisir entre son intérêt personnel et celui de la Ville ou de l'organisme municipal concerné.

En adoptant cette règle d'éthique, le conseil désire assujettir le personnel de direction de même que les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux aux mêmes règles et exceptions que celles prescrites pour les membres du conseil par la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités, et ce, en raison de l'importance de leur rôle dans la gestion et la direction des affaires municipales.

Les relations contractuelles visées comprennent à la fois celles qui impliquent la Ville et celles impliquant les organismes municipaux tels que définis au présent guide.

4. lls doivent s'abstenir d'utiliser pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches des renseignements que leur fonction leur a permis d'obtenir et qui ne sont pas disponibles au public.

Dans l'exercice de leurs fonctions, les administrateurs municipaux prennent connaissance d'un grand nombre de renseignements qui sont nécessaires ou utiles pour poser des gestes ou prendre des décisions dans l'intérêt général de la Ville ou des organismes municipaux. Certaines de ces informations ont un caractère confidentiel, d'autres ont un caractère nominatif et un certain nombre sont publiques.

L’objet de cette règle qui s'appuie sur une obligation générale de discrétion, est de faire en sorte que les renseignements ou les informations portés à la connaissance des administrateurs municipaux, alors qu'ils oeuvrent à la poursuite de I'intérêt de la Ville ou des organismes municipaux, continuent de servir exclusivement à cette fin et non pour l'intérêt personnel des membres du conseil, du personnel de direction, des personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux ou pour I'intérêt de leurs proches.

Ces renseignements ou informations dont les administrateurs municipaux prennent ainsi connaissance ne leur appartiennent pas. lls appartiennent à la Ville ou à l'organisme municipal concerné. C'est uniquement à la Ville ou à cet organisme qu'appartient le droit d'en disposer en tenant compte des dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Non seulement les administrateurs municipaux ne peuvent de leur propre chef les porter à la connaissance du public en général ou de personnes en particulier, mais encore ils ne peuvent tirer profit de cette connaissance pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches.

Le conseil, en adoptant cette règle d'éthique, a pour but de confirmer cette obligation générale de discrétion pour les membres du conseil, le personnel de direction de même que les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux. De façon plus particulière, même s'il n'y a pas de communication de renseignements, leur utilisation par un administrateur municipal pour son intérêt personnel ou celui de ses proches est prohibée.

5. lls doivent s'abstenir d'utiliser ou de permettre l'utilisation, à des fins autres que celles auxquelles ils sont destinés, des ressources, des biens ou des services de la Ville ou des organismes municipaux ou d'utiliser l'autorité de leur fonction pour leur intérêt personnel ou celui de leurs proches.

Cette règle a pour objectif de faire en sorte que les ressources, les biens et les services de la Ville ou des organismes municipaux servent uniquement les intérêts pour lesquels ils ont été acquis ou mis en place et non des intérêts particuliers y compris ceux des membres du conseil, du personnel de direction ou ceux des personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux.

Les membres du conseil, le personnel de direction de même que les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux, collectivement ou individuellement, jouissent d'une autorité morale ou réelle considérable relativement à la gestion et à la direction des ressources humaines et matérielles de la Ville.

Cette autorité doit être exercée dans la poursuite de l'intérêt général de la Ville et des organismes municipaux et non dans l'intérêt particulier des administrateurs municipaux ou celui de leurs proches

Ce devoir d'exercer son autorité dans l'intérêt général seulement entraîne pour l'administrateur municipal I'obligation de veiller à ce que les ressources, les biens et les services de la Ville et des organismes municipaux servent uniquement aux fins auxquelles ils sont destinés.

Le conseil, en adoptant ces règles d'éthique, rappelle à tous les administrateurs municipaux qu'ils doivent veiller à ce que les ressources, les biens et les services de la Ville ou des organismes municipaux servent uniquement aux fins auxquelles ils sont destinés. Ce qui a évidemment pour conséquence de prohiber toute utilisation de ces ressources, biens et services dans leur intérêt personnel ou dans celui de leurs proches.

6. lls doivent rendre public les faits ou les situations susceptibles de mettre en conflit leur intérêt personnel ou celui de leurs proches et les devoirs de leurs fonctions.

Cette règle pourrait être qualifiée d'accessoire ou de complémentaire aux règles d'éthique déjà mentionnées. En effet, sa raison d'être est d'introduire un mécanisme de publicité de certains faits ou de certains gestes posés par les administrateurs municipaux, tant dans l'exécution de leurs fonctions que dans I'organisation de leurs affaires personnelles, pour que le public soit en mesure de constater que ceux-ci exercent leurs fonctions avec intégrité, objectivité et impartialité.

C'est en oeuvrant ainsi dans la transparence que les membres du conseil, le personnel de direction et les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux pourront préserver et maintenir la confiance du public dans l'intégrité, l'objectivité et I'impartialité de la Ville, des organismes municipaux et de leurs administrateurs.

Cette règle s'ajoute et complète celle voulant que les administrateurs municipaux doivent dénoncer leurs intérêts ou ceux de leurs proches et s'abstenir de participer aux délibérations lorsqu'ils assistent à une réunion où doit être prise en considération une question dans laquelle eux ou leurs proches peuvent avoir un intérêt. En vertu de cette règle, les administrateurs municipaux doivent, de façon ponctuelle ou périodique, faire connaître leurs intérêts et ceux de leurs proches.

7. lls doivent respecter les prescriptions législatives et administratives régissant les mécanismes de prise de décision de la Ville et des organismes municipaux. Le conseil reprend la règle de droit voulant que tous sont égaux devant la loi et ajoute que tous doivent respecter et se conformer aux prescriptions de la loi et aux prescriptions administratives en vigueur à la Ville.

En effet, au fil des ans, l'administration municipale a édicté un grand nombre de règles, de directives et de pratiques administratives écrites ou non en vue d'une gestion adéquate des affaires municipales. Les membres du conseil, le personnel de direction de même que les personnes qui représentent la Ville au sein d'organismes municipaux ne peuvent, de leur propre chef, décider de ne pas respecter ces règles en raison de la nature des fonctions qu'ils exercent dans l'administration municipale ou parce qu'ils les considèrent inadéquates. Un des rôles essentiels des administrateurs municipaux est justement d'appliquer ces règles ou, s'ils ne les jugent pas appropriées, de proposer leur modification, leur remplacement ou leur abrogation.

8. lls doivent respecter le principe du droit à la liberté d'expression tout en maintenant confidentiel les propos tenus par une personne visée par le présent code d'éthique dans une rencontre à huis clos du comité plénier, du comité exécutif, des comités du conseil et/ou des organismes municipaux.

En édictant cette règle, le conseil désire réaffirmer le principe du droit à la liberté d'expression de chacune des personnes visées par le code d'éthique et leur assurer une entière liberté d'exprimer leurs opinions personnelles, de répondre à toutes questions de leurs commettants, des médias ou d'une personne en droit d'obtenir les renseignements recherchés ou de rendre compte des travaux des comités au sein desquels ils siègent dans la mesure où le rôle et les pouvoirs du conseil sont respectés.

Par ailleurs, le conseil désire assurer à chacune des personnes visées par le code d'éthique et/ou à toute personne participant à une réunion d'un comité leur droit à la liberté d'expression pour qu'elles puissent, dans une rencontre à huis clos du comité plénier, du comité exécutif et/ou des comités du conseil, s'exprimer le plus librement possible sans craindre qu'une personne présente ne rapporte publiquement ce qu'elles ont dit lors d'un échange de vues, une discussion ou une réflexion ou sur tout ce qui pourrait être qualifié de délibératif.

Les propos tenus par un tiers participant à une réunion demeurent confidentiels à moins que ce dernier fasse une déclaration publique sur le sujet ou renonce à la confidentialité de ses propos.